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簡報技巧-如何精準演練簡報時間?

簡報演練是非常重要的一件事情!但是大家可能都不知道其實演練也有方法跟技巧,可以讓演練更有效率、更能掌握簡報時間喔!大多數的人可能連演練簡報都沒有,就直接上場,這當然是最糟的情況,可以的話,會建議大家一定要事前演練!但是大多數人在演練時,其實是非常沒有效率和效果的,怎麼說呢?

大多數的人在簡報演練過程,都是從第一頁開始講,一路一直往下講,講的不順,就停下來稍微看一下簡報,然後繼續接著講,反反覆覆,一直練習,這樣練再久,都無法真的幫助自己很精準的控制簡報時間,因為每次演練時,總是有不同的情況、不同卡住的點以及不同需要看投影片的時間點,雖然是在演練,但是整體看來毫無章法,就像練武之人,沒有照著武功密技練習,拿起刀槍就開始揮舞起來,隨興所至!其實在簡報演練時,應該像練武時,先知道整套武功總共有幾式,然後拆解各式分別練習!例如,我們常說「起承轉合」四個段落,你必須先將簡報分成開場、內文、結尾,內文或許又會分成三個重點或四個重點(不宜太多重點),這麼一來初步就可以將簡報分成五個段落(開場、內文三重點、結尾),演練時,不需要一次練完五式,可以分段練習!像我自己的習慣,第一次演練時,都會將所有段落都全部講完一次(看著投影片講都沒關係),但是我會分段計時,例如我開場練習完,我會稍微停頓紀錄一下開場我用了多少時間,然後才繼續進入到內文第一段落,同樣地,第一段落結束時,先記錄花費多少時間,依照同樣的方式,依序將五個段落先初步練習完一次!稍微感覺一下每個段落用掉多少時間,有時候就會發現,奇怪剛剛這個段落明明感覺好像講了很久,怎麼才用了三分鐘;有的段落覺得講得很快,卻已經用掉快十分鐘,這麼一來慢慢地,會培養自己的「時間感」,抓住自己的節奏與感覺,然後再來做調整分配!每個人的「時間感」不盡相同,所以可以先運用這樣分段拆解的方式,慢慢感受與培養自己的時間感,久了就會對於時間的掌握較為熟悉!

此外當第一次完整簡報分段演練結束後,我就會開始調配一下時間,哪一段時間不足,哪一段時間過快,稍微調整一下比例,建議最好各段稍微平均,不要有些段落特別長、有些段落特別短,這樣分配的比重都不太適合!頭尾段落,當然可以稍微偏短,因為開場、結尾都需要精簡有力,不要拖泥帶水,最常見延時的簡報都是,開場、前段說明耗費太久時間,久久沒有切入正體,一直到最後沒有時間了,才開始趕快車,趕緊將所有投影片快速念完,甚至快速跳過,這樣當然就會顯得虎頭蛇尾,讓聽眾感覺草草結束,簡報效果自然不好!

初步分配完時間後,我就會開始按照「武功密技」,每一式拆解分開練習!例如我會從開場開始練習,反覆的練習幾遍,大概抓到時間都在平均時間內時,再換到下一個段落!有時候,會遇到分配這個段落兩分鐘,但是發現怎麼講都需要講到兩分半、甚至三分鐘時,我就會回過頭重新思考簡報內容,是否有可以刪減的部分,或是有沒有其他段落,其實沒有這麼重要,反而是現在的段落比較重要,稍微挪動一點時間,到重要的段落,反之亦然,如果某個段落怎麼講,總是感覺時間太短,那麼時不時內容不夠豐富,還是這根本不是最重要的環節,這時候就是我可以調整、分配簡報段落時間的時候!甚至要做到更精準,還可以將每個段落再做細部拆解,如此反覆拆解、演練,自然就會越來越熟悉,最後每個段落熟悉後,再一次練習完整的簡報內容,將各個招式融會貫通,串接起來,就能夠練就神功,精準的掌控簡報時間了!

最後總結一下,簡報演練要能夠掌握精準的時間,首先一定要有完善的簡報架構:開場、內文三重點、結尾,先思索簡報架構後,才開始設計投影片,而不是打開 Office 之後,就開始製作投影片,很多人在製作投影片時,都是從頭開始一張一張接續往下作,自然就沒簡報架構的概念,真正應該做的是:先思索好簡報架構,拆解段落後,才開始設計投影片,如此一來在演練的過程當中,也才能夠根據規劃的架構,一一拆解、練習,練習時切記,不要從頭到尾的演練,而是拆解成每一小段落後,才做練習,並解針對每一段落紀錄演練的時間,再作時間的調配,反覆練習,這樣自然就能夠做到精準地掌握演練簡報的時間喔!

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